Microsoft Excel: il software più potente per la contabilità

Microsoft Excel: il software più potente per la contabilità

L’azienda deve avere la contabilità tenuta in ordine per controllarla e aggiornarla quotidianamente. Prima di poter procedere alla gestione è necessario raccogliere e fare un’analisi dei dati del lavoro svolto e di quello che ci sarà da compiere grazie al software Microsoft Excel.

In questa guida, L’approfondimento di Economiatoday, vuole essere una guida per rendere più semplice la contabilità aziendale.

PROGRAMMI PER LA CONTABILITÀ O MICROSOFT EXCEL?

In commercio troviamo diversi programmi che ci aiutano a tenere la contabilità aziendale. Molti di essi hanno prezzi abbastanza elevati perciò potrebbero influire sul bilancio industriale.

Sono in tanti a non sapere che il semplice Microsoft Excel è il miglior software per mantenere la contabilità, l’importante è saper sfruttare le sue potenzialità.
Se non conosci le funzionalità potresti seguire un Corso Excel.
Con Excel è possibile creare una cartella elettronica per la contabilità generale.

La cartella elettronica contiene 3 fogli:

  1. CONTABILITÀ: riporta in maniera cronologica le registrazioni della partita doppia. Sarà possibile ricavare i conti attraverso un menù predisposto.;
  2. RIEPILOGO: contiene l’elenco dei conti utilizzati. Il piano dei conti è inserito in ordine alfabetico per facilitare la ricerca;
  3. MASTRO: fa si che si possano visualizzare le registrazioni per singolo conto. E’ stato realizzato per un’analisi approfondita di ogni singola voce.

Il FOGLIO ELETTRONICO provvederà a controllare che il Dare e l’Avere corrispondano, altrimenti invierà un messaggio in modo che si possa provvedere a eventuali correzioni. E’ importante che non siano inseriti più conti con la stessa denominazione, altrimenti sarà difficile riuscire a capire il foglio e a richiamare le voci nel momento in cui si abbia bisogno di revisione.
A differenza di molti altri programmi per la contabilità, è possibile scaricare gratuitamente il file Excel per la gestione della contabilità generale.

Excel offre diverse possibilità di funzioni a seconda delle dimensioni dell’impresa, si potrà scegliere tra un SISTEMA CONTABILE SEMPLIFICATO con fogli Excel, oppure decidere di approfondire determinate sezioni con modelli specifici.

I fogli Excel di analisi finanziaria e di preventivo

  1. I fogli di analisi finanziaria: ci permettono di conoscere la situazione finanziaria dell’impresa. Uno dei principali elementi sono gli indici finanziari che ci permettono di capire a che punto sono le finanze della nostra azienda. Le caratteristiche imprescindibili di tale modello sono:
  • Dati del bilancio generale;
  • Dati del conto economico;
  • Analisi degli indici finanziari, economici, commerciali e tecnici;
  • Grafici che mostrino i risultati di indici e indicatori finanziari.

I fogli di preventivo: servono a elaborare i preventivi da offrire ai nostri clienti o per capire una nuova spesa. Ci saranno una serie di caratteristiche basiche che i fogli di preventivo Excel devono rispettare:

  • Riquadro per i dati dell’azienda;
  • Riquadro per i dati del cliente;
  • Numero e data del preventivo;
  • È possibile inserire uno sconto per ogni articolo;
  • Modalità di pagamento;
  • Firma di cliente e azienda.

I fogli Excel di database, fattura e busta paga

Fogli di database: permettono di immagazzinare informazioni. Sono una serie di tavole con colonne e file distribuite su fogli di calcolo. Si può raccogliere qualsiasi informazione su persone e prodotti oltre alla quantità monetaria. Ci sono diversi tipi di database:

  • Per fatture: che non è detto che sia sempre uguale, Excel ne offre diverse tipologie, in modo da permettere la personalizzazione;
  • Per Vendite;
  • Gestione magazzino: ti permetterà di avere un elenco delle rimanenze sempre aggiornato;
  • Dei clienti: con i dati dei clienti per permettere di velocizzare il lavoro con l’archiviazione dei dati come generalità, partita iva e indirizzo di sede societaria;

Fogli di Fattura: modificabile, senza perdere i parametri già inseriti. In questi modelli si troveranno dei campi da compilare:

  • Informazioni sull’impresa e codice fiscale;
  • informazioni complete sul cliente;
  • Riferimenti della fattura;
  • Data della fattura, modalità di pagamento e data di scadenza;
  • Totali e Iva.

Fogli di busta paga: sono modelli necessari per il calcolo di stipendio lordo e netto mensile. Si potrà procedere a un’analisi dello stipendio. Per sapere come preparare una busta paga dovremo seguire alcune fasi:

  • Stabilire le entrate legate allo stipendio;
  • Stabilire entrate extra-stipendio;
  • Indicare deduzioni o contributi del dipendente.

Consigli: esercitarsi online

Per chi non è ancora in grado di utilizzare Excel, inoltre, può esercitarsi online con dei corsi del tutto gratuiti:

  • YouTube con dei video dettagliati su determinati passaggi da seguire nel mantenimento della contabilità tramite Excel.
  • Guide da scaricare o leggere online, dei corsi su internet con video e esercitazioni pratiche.

Microsoft Excel sarà in grado di facilitare il vostro lavoro e potrete tenere la contabilità facilmente e in modo del tutto gratuito.

Francesco De Simone

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